Teori Organisasi Umum 2 - Peran Komunikasi dalam Organisasi

Akhir-akhir ini, dunia penerbangan tengah dilanda masalah terkait dengan kecelakaan dan hilangnya pesawat terbang milik maskapai penerbangan Malaysia Airlines. Tertanggal 8 Maret 2014, pesawat Boeing 777-200 milik Malaysia Airlines ini dilaporkan menghilang dari radar saat terbang dari Kuala Lumpur menuju Beijing, dengan membawa 239 penumpang dan awak pesawat yang hingga sampai saat ini belum diketahui keberadaannya. Apa yang sebenarnya terjadi dengan pesawat tersebut? Lalu apakah salah satu faktor penyebab kecelakaan berkaitan dengan masalah miskomunikasi?

Malaysia Airlines (http://indo-aviation.com)

Kejadian hilangnya pesawat ini mengingatkan kita pada tragedi kecelakaan pesawat terbesar di Indonesia 17 tahun silam, tepatnya pada tanggal 26 September 1997. Pesawat jenis Airbus A300-B4 milik maskapai penerbangan Garuda Indonesia dengan rute penerbangan Jakarta-Medan mengalami crash accident di Sibolingit, Sumatera Utara. Sebanyak 222 orang dan 12 awak dalam pesawat tersebut meninggal dunia. Kecelakaan ini disebutkan berjenis CFIT (Controlled Flight Into Terrain; Penerbangan Terkendali Menuju Daratan). Kecelakaan ini terjadi dimana kondisi pesawat yang sedang dalam keadaan layak terbang dengan diisi kru terlatih tanpa sengaja jatuh ke tanah akibat tidak terjadi komunikasi yang akurat dan tepat antara sang pilot dengan dengan ATC atau pengontrol lalu lintas udara. Kesalahan dalam komunikasi yang dilakukan kru dari ATC yang keliru dalam memberikan informasi “belok kiri atau belok kanan” pada saat pesawat akan landing menyebabkan kesalahan besar yang menyebabkan ratusan korban nyawa meninggal dunia.^[1]

Kesalahan dan kekeliruan dalam proses komunikasi mengakibatkan timbulnya konsekuensi-konsekuensi yang cukup besar pengaruhnya bagi efektivitas kelompok atau organisasi apa pun. Dari riset yang disebutkan dalam buku Perilaku Organisasi 2, komunikasi yang buruk sangat intens disebut sebagai sumber konflik antarpersonal. Karena individu-individu menghabiskan hampir 70% dari waktu mereka untuk berkomunikasi-menulis, membaca, berbicara, mendengar- adalah hal yang masuk akal untuk menyimpulkan bahwa kekuatan terbesar yang dapat membatasi dan menjadi rintangan bagi kinerja kelompok yang berhasil adalah komukasi yang efektif. [2]

PENGERTIAN DAN ARTI PENTING KOMUNIKASI

Sebenarnya apakah pengertian komunikasi itu sendiri? Apakah komunikasi merupakan salah satu elemen penting dalam kelancaran proses organisasi? Berikut ini adalah pengertian organisasi dari beberapa ahli:

1.  Everett M. Rogers, mengemukakan pendapatnya yaitu “Komunikasi adalah suatu proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerimaan atau lebih dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.”

2.   Rogers & O. Lawrence Kincaid “Komunikasi adalah suatu proses dimana dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lain yang pada gilirannya akan tiba pada saling pengertian yang mendalam”.

3.   Theodore M. Newcomb,  “Setiap tindakan komunikasi dipandang sebagai suatu transmisi informasi,terdiri dari rangsangan yang diskriminatif, dari sumber kepada penerima”. [3]

Istilah komunikasi  atau dalam bahasa Inggris Communication berasal dari kata Latin Communicatio, dan bersumber dari kata communis yang berarti sama. Sama disini maksudnya adalah sama makna. [4]

Jadi misalkan dua orang terlihat sedang melakukan percakapan dalam bentuk apapun, maka komunikasi akan terjadi atau terus berlangsung selama terdapat kesamaan makna mengenai apa yang dipercakapkan. Berdasarkan ilustrasi diatas dapat ditunjukkan bahwa komunikasi itu minimal harus mengandung kesamaan makna antara dua orang yang saling berkomunikasi.

Organisasi merupakan suatu kumpulan orang yang mempunyai tujuan yang sama. Anggota suatu organisasi bekerja bersama, saling mendukung satu dengan yang lain, sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Olah karenanya komunikasi merupakan salah unsur penting dalam organisasi, dengan mana pesan disampaikan dari pengurus ke anggota dan sebaliknya. Anggota dilibatkan dalam pencapaian tujuan organisasi, sehingga ide-ide dari anggota merupakan masukan yang sangat berguna bagi kelangsungan hidup organisasi.

Dalam suatu organisasi sangat dibutuhkan adanya komunikasi organisasi yang mampu mengembangkan sikap anggota untuk merubah pola pikir dan pola perilakunya sehingga sejalan dengan apa yang menjadi tujuan dari organisasi tersebut. Redding dan Sanborn dalam Arni Muhammad (2005;65) mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. Sedangkan Zelko dan Dance (Arni Muhammad, 2005; 66) mengatakan bahwakomunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling bergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Catrin Johansson menyatakan a wide definition of organizational communication is used, including internal, external, informal and formal communication with processes ranging from intraindividual to mass mediated communication (2007,93). [5].

PROSES DAN JENIS ORGANISASI

Kesuksesan organisasi sangat dipengaruhi oleh kapabilitas dan kompetensi masing-masing individual dan kerjasama antar anggota tim dalam organisasi. Dalam menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan adanya komunikasi. Ditinjau berdasarkan teknis pelaksanaannya, komunikai dapat dirumuskan sebagai kegiatan dimana seseorang menyampaikan pesan melalui media tertentu kepada orang lain dan sesudah menerima pesan serta memahami sejauh mana kemampuannya, penerima pesan menyampaikan tanggapan melalui media tertentu kepada orang yang menyampaikan pesan tersebut kepadanya.

Argiris (1994) mendefinisikan komunikasi sebagai suatu proses dimana seseorang, kelompok, atau organisasi (sender) mengirimkan informasi (massage) pada orang lain, kelompok, atau organisasi (receiver). Proses komunikasi umumnya mengikuti beberapa tahapan. Pengirim pesan mengirimkan informasi pada penerima informasi melalui satu atau beberapa sarana komunikasi. Proses berlanjut dimana penerima mengirimkan feedback atau umpan balik pada pengirim pesan awal. Dalam proses tersebut terdapat distorsi-distorsi yang mengganggu aliran informasi yang dikenal dengan noise. [6] 

KOMUNIKASI EFEKTIF 
Kemampuan komunikasi merupakan faktor penentu kesuksesan setiap individu maupun organisasi untuk bertahan dalam persaingan bisnis yang sangat kompetitif saat ini. Kemampuan komunikasi seseorang dalam organisasi diperlukan dalam setiap kondisi misalnya pada saat mempersiapkan sebuah presentasi bisnis, menyampaikan ide-ide atau gagasan dalam suatu rapat, negosiasi bisnis, melatih tim, membangun sebuah tim kerja, dan dalam setiap aktivitas organisasi. Melihat pentingnya komunikasi dalam organisasi, efektivitas komunikasi akan sangat menentukan kesuksesan organisasi baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang (Griffith, 2002).

Berdasarkan pembahasan sebelumnya dapat disimpulkan bahwa syarat utama komunikasi yang efektif adalah karakter dan integritas pribadi yang menyampaikan pesan tersebut. Menurut Covey, untuk membangun komunikasi yang efektif diperlukan lima dasar penting yaitu usaha untuk benar-benar mengerti orang lain, kemampuan untuk memenuhi komitmen, kemampuan untuk menjelaskan harapan, kemauan untuk meminta maaf secara tulus jika melakukan kesaahan, dan kemampuan memperlihatkan integritas. 

Untuk menciptakan komunikasi yang efektif, seorang komunikator harus mampu mengidentifikasi sasaran yang menjadi penerima pesan, menentukan tujuan komunikasi, merancang pesan, memilih media, memilih sumber pesan, dan mengumpulkan umpan balik. Dalam mengidentifikasi sasaran atau penerima pesan perlu diperhatikan beberapa hal diantaranya adalah (Xie et al.,2008). Menentukan, mengenali dan mempelajari siapa yang akan dijadikan sasaran, dalam hal ini siapa target/segmen konsumennya. Siapa sasaran yang dijadikan target adalah calon konsumen potensial, pengguna produk/jasa, orang-orang yang membuat keputusan membeli, dan orang yang mempengaruhi pembelian, apakah individu perorangan, kelompok, publik khusus atau publik umum.

Dalam menentukan tujuan komunikasi beberapa hal yang harus diperhatikan adalah:
1). Komunikator menentukan tanggapan dan efek yang diharapkan dari komunikasi yang disampaikan,
2). Komunikator harus mengetahui dan memahami apakah khalayaknya/konsumen ada dalam tahap pembelian atau tidak. Tahap pembelian mulai dari awareness (kesadaran), pengetahuan, kesukaan, preferensi, keyakinan dan pembelian, dan,
3). Komunikator harus bisa menggerakkan konsumen ke tahap pembelian. Untuk merancang pesan, komunikator mengembangkan pesan komunikasi yang efektif, yang idealnya pesan harus melalui tahap AIDDA ( Attention, Interest, Desire, Decission, Action).

Selain itu, komunikator harus bisa memutuskan isi pesan, format pesan dan struktur pesan sehingga pesan yang disampaikan memiliki daya tarik maksimal, baik daya tarik rasional, emosional dan moral. [6]

IMPLIKASI MANAJERIAL
Menurut kamus besar Bahasa Indonesia, kata Implikasi berarti akibat. Kata Implikasi sendiri dapat merujuk ke beberapa aspek yaitu salah satunya yang dibahas saat ini adalah manajerial atau manajemen
 
Dalam manajemen terdapat 2 implikasi yaitu :
1.   Implikasi prosedural meliputi tata cara analisis, pilihan representasi, perencanaan kerja dan formulasi kebijakan
2. Implikasi kebijakan meliputi sifat substantif, perkiraan ke depan dan perumusan tindakan. [7]   

  DAFTAR PUSTAKA 
[1]. Naufal Enaldi. Garuda Indonesia GA 152 Transkrip Pembicaraan ATC dengan Pilot.
http://naufalelnadi.blogspot.com/2013/06/garuda-indonesia-ga-152-transkrip.html . Diakses pada hari Senin, 17 Maret 2014 pukul (15.30).
[2]. Stephen P. Robbins-Timothy A. Judge. Organizational Behavior, Perilaku Organisasi Edisi 12. Jakarta: Penerbit Salemba Empat, 2008.
[3]. Blogging Indonesia, Pengertian Komunikasi Menurut Para Ahli,
http://blogging.co.id/pengertian-komunikasi-menurut-para-ahli . Diakses pada hari Selasa, 18 Maret 2014 pukul (23.29).
[4]. Prof. Drs. Onong Uchjana Effendy, M.A. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung: Penerbit PT. Remaja Rosdakarya. 2006.
[5]. Mr. Azis R, TA GUTAMA(2010) PERAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI, Jurnal Sosiologi, 25(2) pp. 107-113. ISSN 0215 - 9635.
http://eprints.uns.ac.id/820/1/PERAN_KOMUNIKASI_DALAM_ORGANISASI.PDF. Diakses pada hari Senin, 17 Maret 2014 pukul (14.58)
[6]. Hasa Nurrohim. Efektivitas Komunikasi Dalam Organisasi. majour.maranatha.edu/index.php/jurn  al-manajemen/article/view/216/pdf . Diakses pada hari Senin, 17 Maret 2014 pukul (15.00)
[7]. Dunia Tugas Asri, Komunikasi Efektif dan Implikasi Manajerial. http://duniatugasasri.wordpress.com/2013/06/11/komunikasi-efektif-implikasi-manajerial/ . Diakses pada hari Selasa, 18 Maret 2014 pukul (1.10).
LAIN-LAIN
[1].http://indo-aviation.com/wp-content/uploads/2014/03/Malaysia_Airlines_Boeing_777-200ER_Wikimedia_7.jpg (23.11)
[2].http://www.manajemenperusahaan.com/wp-content/uploads/2013/06/proses-komunikasi.png (23.31)